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Software Fattura Elettronica

FAQ Software Fattura Elettronica

Conservazione Sostituiva Fatture Elettroniche con E-Fattura SDI

Come effettuare la Conservazione Sostitutiva delle Fatture Elettroniche

Le Fatture Elettroniche firmate devono essere archiviate elettronicamente per 10 anni. Tale procedura, detta Conservazione o Archiviazione Sostitutiva, può essere effettuata con E-Fattura SDI, il nuovo software per la generazione e gestione delle fatture elettroniche.

E-Fattura SDI consente di redigere il manuale di conservazione, all’interno del quale sono definiti tutti i dati necessari, così come previsto dalla normativa vigente.

Guarda com’è semplice effettuare l’archiviazione sostitutiva delle tue fatture elettroniche con E-Fattura SDI:

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Cos’è la Fattura Elettronica?

La Fattura Elettronica è un file con un tracciato definito dal Legislatore.

La FatturaPA è la sola tipologia di fattura elettronica accettata dalle Amministrazioni che, secondo le disposizioni di legge, sono tenute ad avvalersi del Sistema di Interscambio (SdI) per la trasmissione delle fatture elettroniche. Ha le seguenti caratteristiche:

  • il contenuto è rappresentato in un file XML (eXtensible Markup Language), secondo un formato definito dalla legge, unico accettato da SdI.
  • l’autenticità dell’origine e l’integrità del contenuto sono garantite tramite l’apposizione della firma elettronica qualificata di chi emette la fattura
  • la trasmissione è vincolata alla presenza del codice identificativo univoco dell’ufficio destinatario della fattura riportato nell’ Indice delle Pubbliche Amministrazioni (http://indicepa.gov.it)
  • la trasmissione avviene attraverso lo SdI.
Quali sono i soggetti coinvolti nella fatturazione elettronica?

I soggetti coinvolti nel processo della fatturazione elettronica sono:

  • Operatore economico: l’operatore economico in qualità di fornitore di beni e servizi emette le fatture o documenti passivi verso un’Amministrazione pubblica tramite il Sistema di Interscambio. La PA stessa può essere fornitrice di beni e servizi. L’ Operatore economico può predisporre, emettere e trasmettere autonomamente la fattura elettronica oppure avvalersi di un Intermediario.
  • Pubblica Amministrazione: l’Amministrazione Pubblica è il soggetto che riceve il file FatturaPA dall’Operatore economico attraverso il Sistema di Interscambio. L’Amministrazione Pubblica può ricevere direttamente il file oppure si può avvalere di un soggetto Intermediario.
  • Intermediari: nell’ interazione con il sistema di interscambio, l’Intermediario è colui che invia o riceve i file FatturaPA o i file archivio per conto dell’ Operatore economico e/o dell’ Amministrazione Pubblica.
Quali informazioni sono previste nella FatturaPA?

Il contenuto informativo della FatturaPA prevede informazioni da riportare obbligatoriamente in quanto rilevanti ai fini fiscali secondo la normativa vigente; in aggiunta a queste, il formato prevede l’indicazione obbligatoria di informazioni indispensabili ai fini di una corretta trasmissione della fattura al soggetto destinatario attraverso il Sistema di Interscambio. Tra le informazioni obbligatorie c’è il Codice Univoco dell’Ufficio, destinatario della fattura. Per avere informazioni di dettaglio sul formato della fattura è possibile consultare il sito www.fatturapa.gov.it.

Quali sono i contenuti della FatturaPA?

Gli art. 21 e 21 bis del DPR 633 del 1972 e successive integrazioni e modificazioni, chiarisce quali devono essere le informazioni obbligatorie da riportare nella fattura elettronica, in quanto rilevanti ai fini fiscali. In particolare le informazioni riguardano:

  • data di emissione;
  • numero progressivo che identifichi la fattura in modo univoco;
  • ditta, denominazione o ragione sociale, nome e cognome, residenza o domicilio dei soggetti fra cui è effettuata l’operazione (cedente/prestatore e cessionario/committente) e dell’eventuale rappresentante fiscale, nonché ubicazione della stabile organizzazione per i soggetti non residenti;
  • annotazione che la stessa e’ emessa per conto del cedente/prestatore, dal cessionario/committente ovvero da un terzo.
  • numero di partita IVA del cedente/prestatore;
  • numero di partita IVA del cessionario/committente, oppure numero di codice fiscale se non agisce nell’esercizio di impresa, arte o professione;
  • natura, qualità e quantità dei beni e dei servizi formanti oggetto dell’operazione;
  • corrispettivi ed altri dati necessari per la determinazione della base imponibile, compresi quelli relativi ai beni ceduti a titolo di sconto, premio o abbuono;
  • corrispettivi relativi agli altri beni ceduti a titolo di sconto, premio o abbuono;
  • aliquota, ammontare dell’imposta e dell’imponibile con arrotondamento al centesimo di euro.
Chi deve predisporre la Fattura Elettronica?

Tutti i fornitori che emettono fattura verso la Pubblica Amministrazione (anche sotto forma di nota o parcella) devono:

  • produrre un documento in formato elettronico, denominato FatturaPA;
  • trasmettere la FatturaPA attraverso il Sistema di Interscambio per la fatturazione elettronica.

(Legge Finanziaria 2008 e decreto attuativo n. 55 del 3 aprile 2013) L’obbligo è riferito sia agli Operatori economici (imprese e lavoratori autonomi) che forniscono beni o servizi alle Amministrazioni Pubbliche, sia alle Amministrazioni stesse qualora abbiano il ruolo di “fornitore” verso altre Pubbliche Amministrazioni. Operatori economici e Pubbliche Amministrazioni possono anche avvalersi, previo accordo, di Intermediari per l’emissione, la trasmissione o la ricezione della FatturaPA, purché questi siano in grado di predisporre una FatturaPA secondo il formato previsto e di colloquiare con il Sistema di Interscambio secondo le regole stabilite dalla normativa. Per i fornitori esteri è attualmente prevista una deroga alla normativa.

Come si invia la FatturaPA?

La FatturaPA va inviata esclusivamente attraverso il Sistema di Interscambio. Su di essa deve essere sempre apposta una firma elettronica qualificata.

La FatturaPA può essere trasmessa al Sistema di interscambio scegliendo tra i seguenti canali:

  • PEC (Posta Elettronica Certificata);
  • Invio via web;
  • Web Service;
  • Protocollo FTP;
  • Porta di dominio (solo per i soggetti attestati sul Sistema Pubblico di connettività).

Per la trasmissione via PEC e l’invio via web non è necessario accreditarsi presso il Sistema di Interscambio. In questi casi è sufficiente possedere una casella di posta elettronica certificata, disporre di una Carta Nazionale dei Servizi, oppure essere registrati ai canali Entratel e Fisconline, che consentono l’accesso ai servizi telematici dell’Agenzia delle Entrate.
Per la trasmissione della FatturaPA tramite i canali che prevedono una cooperazione applicativa, e tramite Protocollo FTP è necessario inviare al Sistema di Interscambio una richiesta di accreditamento attraverso le apposite funzionalità del sito governativo www.fatturapa.gov.it. La domanda deve essere successivamente firmata e inviata via PEC. Con la richiesta di accreditamento si sottoscrive un Accordo di servizio che regola modalità e condizioni di utilizzo dei servizi messi a disposizione per la trasmissione della FatturaPA. Dopo l’invio, l’Operatore economico riceve dal Sistema di Interscambio tutta la messaggistica necessaria per tracciare lo stato della propria FatturaPA e per correggere eventuali errori prodotti al momento della predisposizione della fattura. Sul sito www.fatturapa.gov.it l’Operatore economico può accedere alle funzionalità di controllo preventivo della FatturaPA, di gestione del proprio canale trasmissivo e di monitoraggio della messaggistica relativa alle fatture inviate.

Cos’è il Sistema di Interscambio?

l Sistema di Interscambio (SdI), gestito dall’Agenzia delle Entrate, è un sistema informatico in grado di:

  • fornire i servizi di accreditamento al sistema;
  • ricevere le fatture sotto forma di file con le caratteristiche della FatturaPA;
  • validare e gestire i flussi;
  • effettuare controlli sui file ricevuti (integrità, autenticità, univocità, rispetto del formato, presenza e correttezza formale dei dati obbligatori di fattura);
  • inoltrare le fatture alle Amministrazioni destinatarie (uffici PA);
  • notifica l’esito di invio/ricezione dei flussi agli utenti tramite ricevuta.

Il Sistema di Interscambio (SdI) non ha alcun ruolo amministrativo e non assolve compiti relativi all’archiviazione e conservazione delle fatture.

Cosa serve per inviare la FatturaPA?

Per inviare la fattura elettronica occorre:

  • Certificato di firma qualificato. Ogni FatturaPA inviata al Sistema di Interscambio deve essere firmata dal soggetto che emette la fattura tramite un certificato di firma qualificata. La firma è necessaria in quanto garantisce l’integrità delle informazioni contenute nella fattura e l’autenticità dell’emittente. Per dotarsi di un certificato di firma qualificata è necessario rivolgersi a uno dei certificatori presenti nell’ elenco dei certificatori autorizzati pubblicato sul sito dell’Agenzia per l’Italia Digitale. Il software utilizzato per apporre la firma deve essere in grado di valorizzare il parametro “signing time”, che riporta la data e l’ora, e che assume il significato di riferimento temporale. Non è invece necessaria l’apposizione della marca temporale.
  • Casella PEC. I soggetti forniti di una casella di Posta Elettronica Certificata possono inviare tramite PEC la FatturaPA al Sistema di Interscambio. La Posta Elettronica Certificata (PEC) è un sistema di posta elettronica che garantisce l’invio e la ricezione di messaggi e di eventuali documenti allegati. L’invio e la ricezione dei messaggi effettuati tramite PEC hanno lo stesso valore legale delle raccomandate con ricevuta di ritorno. Per fare richiesta di una casella di PEC è possibile rivolgersi ai gestori soggetti presenti nell’elenco pubblico dei gestori di Posta Elettronica Certificata, pubblicato sul sito dell’Agenzia per l’Italia Digitale.
  • Credenziali Entratel/Fisconline o Carta Nazionale dei Servizi. Per inviare la FatturaPA al Sistema di Interscambio via web e per accedere alle funzionalità di supporto messe a disposizione sul sito governativo www.fatturapa.gov.it, è necessario disporre delle credenziali di accesso a Entratel e Fisconline, che consentono di accedere ai Servizi online dell’Agenzia delle Entrate. Per accedere a Entratel e Fisconline è necessario registrarsi sul sito www.agenziaentrate.gov.it. E’ inoltre possibile utilizzare una Carta Nazionale dei Servizi (CNS), sia per inviare le FatturePA, sia per accedere alle funzionalità di supporto. La Carta Nazionale dei Servizi è uno strumento di identificazione in rete che consente ai titolari la fruizione dei servizi delle Amministrazioni pubbliche. L’elenco pubblico dei certificatori che emettono certificati CNS conformi alle norme vigenti è pubblicato sul sito dell’Agenzia per l’Italia Digitale.
Quale codice dell’Amministrazione deve essere inserito nella Fattura Elettronica?

Tutti gli Uffici delle Amministrazioni dello Stato e degli enti pubblici nazionali che si configurano come soggetti destinatari di fattura elettronica devono essere identificati per mezzo di un codice univoco denominato “Codice Univoco Ufficio” assegnato dall’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA).

Il codice è indispensabile per consentire al Sistema di Interscambio (SdI) di recapitare le fatture elettroniche alle P.A. destinatarie.

I codici sono consultabili sull’IPA, www.indicepa.gov.it, che rappresenta l’anagrafica di riferimento per la fatturazione elettronica.

Come si individua l’Amministrazione a cui destinare FatturaPA?

I dati necessari per inviare la fattura alle Amministrazioni sono contenuti nell’IndicePA all’indirizzo www.indicepa.gov.it. Attraverso la funzione di ricerca, presente nella home page, è possibile selezionare l’amministrazione e nelle pagine successive gli uffici destinatari di fattura.

Da quando decorre l’obbligo di fatturazione elettronica?

A partire dal 6 dicembre 2013, le Amministrazioni che hanno deciso di aderire al Sistema di Interscambio, volontariamente e sulla base di specifici accordi con tutti i propri fornitori, hanno iniziato a ricevere le FatturaPA secondo le modalità previste dalla legge.

A partire dal 6 giugno 2014 per Ministeri, Agenzie fiscali ed Enti nazionali di previdenza e assistenza sociale (individuati come tali nell’elenco delle amministrazioni pubbliche pubblicato dall’ISTAT entro il 31 luglio di ogni anno) è scattato l’obbligo di ricevere le fatture dei propri fornitori esclusivamente nel formato della FatturaPA.

A partire dal 31 marzo 2015 l’obbligo di ricezione vale per tutte le altre Amministrazioni (centrali e locali). A decorrere dalle date sopra indicate, le Amministrazioni non possono accettare fatture che non siano trasmesse in forma elettronica attraverso il Sistema di Interscambio e, trascorsi tre mesi da tali date, non possono procedere ad alcun pagamento, nemmeno parziale, sino all’invio delle fatture nel formato della FatturaPA.

Gestire la numerazione progressiva delle fatture elettroniche

 

La norma non obbliga ad usare due numerazioni diverse, una per le fatture cartacee, ed uno per le fatture elettroniche.

Tuttavia è consigliabile “far viaggiare su binari diversi” creando un apposito sezionale, le fatture elettroniche emesse, rispetto a quelle cartacee. Il sezionale si crea semplicemente creando un nuovo ordine cronologico dei documenti per ciascun periodo d’imposta, in pratica individuando una nuova numerazione identificata da una valore alfabetico ( esempio: fattura cartacee emesse n. 1/2015,2/2015,3/2015. fattura elettronica emessa 1-fe/2015 2-fe/2015 ecc. Il sezionale è “fe”). Per comprenderne le ragioni si rinvia al link http://www.fatturaelettronicapa.org/sezionale-pa-dedicato/

Quali sono i controlli che fa l’SdI?

 

I controlli SDI riguardano:

  • Nomenclatura e unicità del file o fattura (per evitare invii doppi);
  • Dimensioni del file;
  • Integrità del documento (nessuna modifica dopo l’apposizione della firma);
  • Autenticità del certificato di firma (non deve essere scaduto, revocato o sospeso);
  • Conformità del formato della fattura;
  • Validità del contenuto della fattura.
Quali sono le Notifiche inviate da SdI ai fornitori della PA ?

 

Le notifiche inviate da SdI ai fornitori della PA sono le seguenti:

  • NS – Notifica di scarto inviata da SdI nel caso di fattura non corretta rilevata in seguito a controlli formali. Questa notifica sta a segnalare che il file inviato non è formalmente corretto. La PA non lo riceve e la segnalazione dell’errore formale al fornitore è rapida.
  • RC – Ricevuta di consegna alla PA destinataria inviata dal SdI al soggetto trasmittente, nel caso di esito di consegna positivo
  • MC – Notifica di Mancata Consegna alla PA destinataria  inviata dal SdI al soggetto trasmittente in caso di esito negativo, il SdI proverà a riconsegnare la fattura per un periodo prestabilito
  • AT – Attestazione di avvenuta trasmissione della fattura a SdI con impossibilità di recapito inviata nel caso in cui non si riesca a recapitare la fattura nel periodo stabilito pari a 10 giorni (come definito nella Circolare del Ministero dell’Economia e delle Finanze  del 31 marzo 2014, n.1)

In aggiunta, la PA destinataria – non dietro obbligo di legge, bensì su base volontaria – può trasmettere al SdI una notifica in cui comunica al suo fornitore di aver accettato/rifiutato contabilmente la fattura (in sigla: NE). Se questo non avviene, è il SdI a generare una notifica che viene inviata sia al fornitore sia alla PA interessata: si tratta della Notifica di decorrenza del termine (DT) per comunicare la fine del processo relativo a quella specifica fattura.

L’Ente ha ricevuto e accettato la fattura elettronica, ma ritarda nel pagamento. Esiste un termine, ovvero un periodo entro il quale la PA è obbligata a pagare la fattura accettata?

 

Il Decreto Legislativo n. 192/2012 di recepimento della direttiva comunitaria (2011/7/UE) ha fissato il termine di pagamento nelle transazioni con la Pubblica Amministrazione in 30 giorni pena la sanzione degli interessi legali di mora dell’8% oltre il tasso Bce, a partire già dal primo giorno dopo la scadenza pattuita. Il termine dei 30 giorni è derogabile in alcuni specifici casi al massimo a 60 giorni (per alcune categorie di Pubbliche Amministrazioni tassativamente definite, quali gli enti operanti in ambito sanitario o assistenziale).

Come cambia la modalità di assolvimento dell’imposta di bollo sulla fattura elettronica?

L’imposta di bollo sui documenti informatici con rilevanza fiscale va assolta secondo la modalità specificata all’art. 6 del DM 17 giugno 2014 con il pagamento dell’imposta relativa alle fatture emesse durante l’anno effettuato in un’unica soluzione entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio tramite F24. Le fatture elettroniche per le quali è obbligatorio l’assolvimento dell’imposta di bollo devono riportare specifica annotazione di assolvimento dell’imposta ai sensi del presente decreto. La risoluzione n. 106/E del 2 dicembre 2014 statuisce che per consentire il versamento, mediante il modello F24, della predetta imposta di bollo viene istituito il codice tributo “2501”, denominato “Imposta di bollo su libri, registri ed altri documenti rilevanti ai fini tributari – articolo 6 del decreto 17 giugno 2014”.

Prestazioni di enti non profit che emettono addebito di spese alla Pubblica Amministrazione sono obbligate alla fatturazione elettronica?

L’introduzione dell’obbligo di fatturazione elettronica verso la P.A. costituisce solo una diversa modalità di emissione della fattura, ma non incide sui presupposti per l’emissione della stessa, di cui agli articoli 1 e 6 del decreto del Presidente della Repubblica n. 633 del 1972. In altri termini, i soggetti che prima della scadenza del nuovo obbligo, non erano tenuti ad emettere fattura verso la P.A. perché non obbligati dalla normativa vigente, anche successivamente a tale data non sono obbligati ad emettere fattura elettronica.

Questi soggetti, pertanto, potranno continuare a certificare le somme percepite in base a convenzioni con la P.A., emettendo note di debito in forma cartacea, senza l’obbligo di ricorrere alla fatturazione elettronica.

Se mi avvalgo di un intermediario per la fatturazione elettronica, chi deve firmare il documento?

Il quesito trova risposta nel cosiddetto ‘Decreto IVA’ (DPR 633/72, articolo 21, comma 1): “Per ciascuna operazione imponibile il soggetto che effettua la cessione del bene o la prestazione del servizio emette fattura, anche sotto forma di nota, conto, parcella e simili, o, ferma restando la sua responsabilità, assicura che la stessa sia emessa, per suo conto, dal cessionario o dal committente ovvero da un terzo”.

Pertanto se ci si avvale di un intermediario per l’emissione della fattura (emissione e non semplice trasmissione), sarà costui, in quanto soggetto emittente, a firmare digitalmente il documento, ma la responsabilità fiscale resta in capo al cedente prestatore.

Notifica di mancata consegna: come proseguirà la fatturazione?

La notifica di mancata consegna è inviata al trasmittente del file FatturaPA quando il Sistema di Interscambio non riesce a consegnare il file alla Pubblica Amministrazione destinataria. Il Sistema di Interscambio provvede a contattare la PA destinataria per segnalare il problema e per invitarla alla sua risoluzione.

Nei successivi 10 giorni il Sistema di Interscambio proverà nuovamente l’inoltro del file FatturaPA all’Amministrazione destinataria. Se la consegna riesce, il SdI invia al mittente una ricevuta di consegna, altrimenti, trascorsi 10 giorni dall’invio della notifica di mancata consegna, invia al mittente un’attestazione di avvenuta trasmissione della fattura con impossibilità di recapito.

L’attestazione è composta da file fattura originale e file notifica sottoscritto elettronicamente e consente all’ Operatore economico di inviare telematicamente la fattura all’ amministrazione destinataria, utilizzando canali (es. mail, PEC) a lui noti senza ulteriori passaggi attraverso il SdI.

Ho ricevuto una notifica di decorrenza termini, cosa significa?

La notifica di decorrenza termini viene inviata, al trasmittente ed al ricevente, 15 giorni dopo che la fattura è stata consegnata alla PA (per i dettagli sul calcolo del termine si rimanda al documento “Specifiche tecniche relative al Sistema di Interscambio versione 1.1 – pdf”). Essa segnala che il Sistema di interscambio ha regolarmente concluso la gestione (ricezione e consegna alla PA) della fattura oggetto della notifica. Pertanto dopo tale notifica il SdI scarterà la fattura, se re-inviata, e qualsiasi comunicazione ad essa relativa. La notifica di decorrenza non ha alcuna implicazione sulla verifica della correttezza e sulla successiva gestione della fattura da parte della PA interessata; tali aspetti restano di esclusivo dominio del rapporto tra fornitore e cliente.

Fattura Elettronica: Codice errore 00001

Il Codice errore 00002 indica che il Nome file è duplicato.Il Codice errore 00001 indica che il Nome file non è valido.

Le regole per la nomenclatura del file sono riportate nella pagina del sito: Predisporre la FatturaPA

Fattura Elettronica: Codice errore 00002, che cosa significa?

Il Codice errore 00002 indica che il Nome file è duplicato.

Ogni file inviato al Sistema di Interscambio deve avere un nome diverso da qualsiasi altro file inviato in precedenza. E’ possibile, ad esempio, rinviare una fattura già scartata dal SdI, una volta corretto l’errore, con lo stesso numero di fattura, ma rinominando il file. Le regole per la nomenclatura del file sono riportate nella pagina del sito: Predisporre la FatturaPA

Fattura Elettronica: Codice errore 00200, che cosa significa?

Il Codice errore 00200 indica che il File non è conforme al formato.

Si consiglia di verificare la conformità al formato FatturaPa del documento che si intende inviare.
Il SdI, infatti, controlla la corrispondenza con lo schema XML del file trasmesso e la presenza dei dati definiti obbligatori.

Fattura Elettronica: Codice errore 00305, che cosa significa?

Il Codice errore 00305 indica che l’ IdFiscaleIVA del CessionarioCommittente non è valido.

In generale si ricorda che non è possibile inserire nel campo <idFiscaleIVA> il Codice Fiscale. L’ IdFiscaleIVA (<idFiscaleIVA>) per i soggetti residenti in Italia coincide con la partita IVA.
Il numero di identificazione fiscale ai fini IVA è costituito da:
<IdPaese>codice della nazione che ha attribuito l’identificativo fiscale al soggetto (es. IT, DE, ES,..);
<IdCodice>numero di partita IVA (per i residenti in Italia) o codice IVA per gli altri.

Fattura Elettronica: Codice errore 00311, che cosa significa?

Il Codice errore 00311 indica che il Codice Destinatario inserito non è valido.

Si consiglia di verificare attentamente il Codice Destinatario del servizio di fatturazione elettronica su IPA (Indice delle Pubbliche Amministrazioni) o presso l’amministrazione destinataria della fattura.

Ho inserito in fattura il Codice Destinatario di fatturazione elettronica andando a verificare su IPA l’esistenza di tale codice ma la fattura mi è stata scartata con Codice errore 00312, che cosa significa?

Il Codice errore 00312 indica che il Codice Destinatario non è attivo.

Si consiglia di verificare attentamente su IPA (Indice delle Pubbliche Amministrazioni) la data di attivazione del servizio di fatturazione elettronica associata al Codice Destinatario riportato in fattura. Il SdI, infatti, controlla non solo l’esistenza del codice identificativo del destinatario su IPA ma anche che la data di avvio del servizio di fatturazione elettronica sia antecedente (o al più uguale) a quella dell’invio della fattura.

Invio una fattura ad un ufficio centrale ma ricevo lo scarto con codice “00398”, perché?

L’ufficio centrale denominato “Uff_eFatturaPA” nasce come misura eccezionale per far fronte ad eventuali inadempienze delle amministrazioni; è generato su IPA dall’AGID in ottemperanza ai chiarimenti di cui alla circolare 1 del 31 marzo 2014 del Dipartimento Finanze, del Ministero Economia e Finanze, e del Dipartimento Funzione Pubblica della Presidenza del consiglio dei Ministri. Tale Ufficio “virtuale” può essere eliminato su richiesta dell’Amministrazione solo dopo 12 mesi dall’avvio. Essendo una misura cautelativa, l’utilizzo deve essere opportunamente controllato. In particolare su tutte le fatture inviate ad un ufficio centrale, così come chiarito dalla circolare di cui sopra ed indicato nelle specifiche tecniche di colloquio con il SDI, il SDI, sulla base dell’identificativo fiscale del cessionario indicato in fattura, verifica sull’indice delle PA la presenza di uffici con il servizio di fatturazione elettronica attiva.

  • Se in corrispondenza dell’identificativo fiscale del cessionario esiste un unico ufficio “ordinario” con il servizio di fatturazione elettronica attivo (oltre all’ufficio centrale), allora la fattura viene scartata (codice scarto 00398) con l’indicazione dell’ufficio corretto da utilizzare;
  • Se in corrispondenza dell’identificativo fiscale del cessionario risultano più uffici ordinari con il servizio di fatturazione elettronica attivo, ovvero il solo ufficio centrale, la fattura viene inoltrata.
In cosa consiste la conservazione digitale?

La conservazione digitale è quel processo “disciplinato” che permette di conservare i documenti in formato digitale consentendo di distruggere l’originale cartaceo o di non procedere con la sua stampa. Serve a garantire autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti.

Conservazione Fatture Elettroniche, chi ha l’onere?

La Conservazione decennale è un processo posto a carico del fatturante o di un terzo che il fatturante stesso potrà incaricare. Come riferimenti normativi, si considerino:

  • Circolare n. 18/E del 24 giugno 2014;
  • Decreto Legislativo n. 82 del 7 marzo 2005 – artt. 43, 44;
  • Delibera CNIPA n. 11 del 19 febbraio 2004.
Controlli Fatturazione Elettronica, cosa occorre esibire?

Il responsabile della conservazione deve:

  • mettere a disposizione il “Manuale di Conservazione”;
  • fornire il contenuto dell’archivio fatture (file XML, file P7M, pacchetto di archiviazione) anche su supporti CD o DVD.

Gli addetti al controllo chiedono il manuale di conservazione, ed i file che compongono il Pacchetto di Archiviazione.

Chi è il responsabile della conservazione?

È una figura chiave e strategica necessaria ad ogni ente pubblico, azienda o studio professionale. Gestisce tutti i flussi informativi e documentali, sia in entrata che in uscita, attesta il corretto svolgimento del processo di conservazione applicando la propria firma digitale e il riferimento temporale sul documento conservato o da conservare. L’obiettivo del responsabile della conservazione è quello di definire e realizzare il processo per la lavorazione dei documenti che devono essere conservati a norma.

Che cos’è il manuale di conservazione?

Il manuale di conservazione sostitutiva è un documento operativo con il quale si descrivono i processi che vengono attuati per procedere all’archiviazione ed alla conservazione sostitutiva dei documenti in formato digitale, fornendo la descrizione delle architetture e delle infrastrutture informatiche utilizzate nel processo di conservazione.

Per approfondimenti, si consiglia di visitare il sito istituzionale www.agid.gov.it.

In cosa consiste il pacchetto di archiviazione?

Le fatture elettroniche devono essere sottoposte a conservazione in modalità elettronica come previsto dalla vigente normativa. Il processo di conservazione delle FatturePA termina con la creazione di un “Pacchetto di Archiviazione” che consiste nella generazione di un file XML contenente i dati necessari alla ricerca (nome, cognome, denominazione, numero e data fattura, ecc.) nonché un file XML di chiusura su cui apporre la firma digitale e la marcatura temporale.

Che cos’è la marca temporale?

La marca temporale è una firma che attesta la data di emissione del documento in modo inconfutabile.


 

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