Le fatture elettroniche verso la PA e verso i privati si conservano digitalmente.

Gli operatori economici, i professionisti e le imprese che emettono una fattura elettronica, dopo averla inviata alla Pubblica Amministrazione, ai privati e alle imprese (fatture B2B), devono conservare obbligatoriamente le stessae in formato elettronico entro i termini previsti dalla normativa vigente. La Legge di Stabilità del 2013 ha stabilito che le fatture elettroniche devono essere conservate in conformità alle disposizioni del D.Lgs.82/2005, art. 21, comma 5, recante il Codice dell‘Amministrazione Digitale.

Ai sensi dell’art.1, comma 209, della Legge n°244 del 2007, è obbligatorio conservare elettronicamente le fatture emesse nei confronti della Pubblica Amministrazione. La legge DPCM del 3 dicembre 2013 per l’archiviazione sostitutiva obbliga a conservare digitalmente per 10 anni tutti i documenti digitali ufficiali, rilevanti ai fini Fiscali.

Il D.M. 17 giugno 2014 ha introdotto alcune semplificazioni in materia conservazione sostitutiva dei documenti fiscali, quali:

  • La conservazione annuale delle fatture deve avvenire entro 3 mesi dalla scadenza della dichiarazione annuale.
  • Abolisce l’invio all’Agenzia delle Entrate del file contenente i riferimenti dei documenti portati a conservazione.
  • Introduce l’obbligo di comunicare in sede di dichiarazione dei redditi che si effettua la conservazione elettronica.
  • L’imposta di bollo virtuale deve essere versata tramite Modello F24, entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio contabile.

 

Conservazione sostitutiva: obblighi

L’emittente deve adottare obbligatoriamente la conservazione elettronica per le fatture emesse verso la PA e verso i provati. Queste fatture devono essere preferibilmente numerate in un sezionale specifico, in modo da portare solo queste ultime a conservazione sostitutiva. Se la fattura PA segue la numerazione di quelle cartacee, c’è l’obbligo di portare a conservazione sostitutiva anche queste (modalità non consigliata).

 

Conservazione sostitutiva: tipologie

Le tipologie di conservazione sostitutiva sono:

  • In house, eseguita all’interno della struttura organizzativa del produttore di fatture PA o, più in generale, di documenti informatici.
  • Outsourcing, delegata a soggetti terzi pubblici o privati esterni. Questi ultimi devono obbligatoriamente essere accreditati presso l’AgID (Agenzia per l’Italia Digitale).

 

Conservazione sostitutiva: soggetti coinvolti

I soggetti coinvolti nel processo di conservazione sostitutiva sono:

  • Produttore: Persona fisica o giuridica che produce il pacchetto di versamento ed è responsabile del trasferimento del suo contenuto nel sistema di conservazione.
  • Utente: Persona, ente o sistema che interagisce con un sistema di conservazione al fine di recuperare le fatture elettroniche archiviate con il relativo contenuto.
  • Responsabile della conservazione: Soggetto responsabile dell’insieme delle attività e delle regole tecniche del sistema di conservazione.

 

Il Responsabile della Conservazione

Il responsabile della conservazione è il soggetto che ha il compito di gestire il processo di conservazione monitorando la corretta funzionalità dello stesso. Il responsabile della conservazione viene identificato con il Contribuente, però, questi può designare un terzo soggetto (detto terzo intermediario) per la cura e la responsabilità della tenuta degli archivi informatici. I compiti del responsabile della conservazione sono:

  • Definire le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in conformità alla normativa vigente
  • Gestire il processo di conservazione e garantire nel tempo la conformità alla normativa vigente
  • Effettuare il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione
  • Assicurare la verifica periodica, con cadenza non superiore ai 5 anni, dell’integrità degli archivi e della loro leggibilità
  • Adottare le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione
  • Assicurare agli organismi competenti, le risorse necessarie per l’espletamento delle attività di verifica e di vigilanza
  • Predisporre il manuale della conservazione e metterlo a disposizione degli organi di controllo
  • Aggiornare i contenuti del manuale a seguito dei cambiamenti normativi o procedurali

 

Il Manuale della Conservazione

Questo documento è emesso dal responsabile della conservazione e contiene almeno:

  • il nominativo di chi predispone le fatture e del responsabile dell’archiviazione
  • il luogo della conservazione
  • la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate per la conservazione e le misure di sicurezza adottate e le informazioni utili alla gestione e alla verifica del funzionamento del sistema di conservazione

 

Scopri come fare la Fattura Elettronica B2B con PreVedo

Il programma PreVedo ti permette di compilare la fattura elettronica verso la Pubblica Amministrazione e le fatture B2B in pochi minuti. Il programma tramite un’interfaccia user friendly permette di emettere una fattura in pochi passaggi, la fattura così creata può essere trasformata con un solo clic in elettronica. Prevedo ti permette di eseguire la conservazione in house, in questo modo il tecnico conserva le fatture nel proprio studio, infatti, PreVedo crea la cartella contenete il pacchetto della conservazione  e  il manuale della conservazione conforme alle attuali disposizioni normative.

Articoli correlati